Cultiver l’apprentissage en équipe avec Xtrem Reading

Points clés de cet article

• Devenir une organisation apprenante pour pouvoir s’adapter
• Xtrem Reading : un pas vers l’organisation apprenante
• Apprendre à lire de manière extrême : 2 livres en 1 heure collectivement
• Xtrem Reading comme remède au syndrome de Tsundoku
• Xtrem Reading peut vous aider à réduire votre dette humaine et à améliorer votre cohésion d’équipe

Avec la pandémie de COVID 19, la capacité d’adaptation de nos organisations a été mise à l’épreuve. Pour s’adapter, elles doivent continuellement améliorer leur capacité à s’adapter et finalement à survivre.

Comment nos organisations peuvent-elles devenir plus résilientes ?

La réponse est connue depuis quelques décennies maintenant (en 1990). En devenant une organisation apprenante; une organisation performante pour :

• créer, acquérir et transférer des connaissances
• modifier son comportement afin de tenir compte des nouvelles connaissances et de nouvelles données

Les disciplines d’une organisation apprenante

En 1990, Peter Senge a publié un livre intitulé « La cinquième discipline« . Il y résume ses idées sur la manière dont les organisations peuvent s’adapter plus efficacement en s’appuyant sur la pensée systémique.
Selon lui, une organisation apprenante est une organisation qui possède à la fois une culture et des processus appropriés pour façonner délibérément l’avenir qu’elle souhaite, plutôt que d’être victime des circonstances.
Cinq disciplines y sont associées :

• Maîtrise personnelle : clarifier et approfondir en permanence notre vision personnelle.
  • vivre dans un mode d’apprentissage continu.
  • clarifier ce qui est vraiment important et l’envisioner.
• Modèles mentaux : apprendre à se défaire de nos hypothèses, être conscient de la manière dont nous percevons et réagissons.
• Vision partagée : aligner la vision et les efforts des employés.
  • fournit l’orientation et l’énergie nécessaires à l’apprentissage.
  • lorsqu’il existe une véritable vision, les gens excellent et apprennent parce qu’ils le veulent.
• Apprentissage en équipe : encourager la réflexion collective par le dialogue.
  • lorsque les équipes apprennent ensemble, les personnes se développent plus rapidement.
  • l’apprentissage commence par un dialogue : la capacité d’entrer dans un véritable mode de « réflexion commune ».
• Pensée systémique : capacité à intégrer les éléments d’une organisation et à comprendre l’impact de chacun sur les autres.
  • au lieu de se concentrer sur des questions individuelles, la pensée systémique reflète le processus d’observation d’un système entier.
  • les individus doivent comprendre que chaque action et chaque conséquence sont en corrélation avec d’autres.

Le message principal que j’en retiens est que l’apprentissage est le seul moyen pour une organisation de façonner son propre avenir.

C’est grâce à l’apprentissage qu’elle peut passer de « J’apprends à survivre » (apprendre à survivre/à s’adapter) à « J’apprends à générer, à créer et à apporter de nouvelles choses ».

Histoire d’une pratique d’apprentissage en équipe

En 2018, Cédric Tamavond et moi-même nous sommes posé la question suivante : comment stimuler l’apprentissage en équipe dans notre organisation ?
Nous voulions trouver une nouvelle façon de favoriser la réflexion et l’apprentissage collectifs.

Tout a commencé par un brainstorming sur nos méthodes d’apprentissage. Le constat suivant a alors pu être dressé :

Même dans un monde ultra-digitalisé, la lecture reste l’un des moyens les plus utilisés pour élargir ses connaissances, développer de nouvelles compétences ou découvrir de nouveaux sujets.

Pour la petite histoire, à l’époque, j’étais atteint d’un syndrome appelé Tsundoku.

Pour savoir si vous en êtes vous aussi atteints, il suffit de répondre à deux questions :

• Avez-vous des piles de livres qui n’attendent que vous pour être lus ?
• Achetez-vous constamment des livres, attiré par les vitrines alléchantes de vos libraires ?

Si vous répondez OUI à ces 2 simples questions, vous êtes concerné. Le tsundoku est le fait d’acquérir des livres et de les laisser s’empiler sans les lire.

Désolé pour cette déviation, revenons à mon histoire d’origine.
Après avoir identifié la lecture comme la pratique numéro un pour l’apprentissage individuel, le problème était le suivant : La lecture, telle qu’on nous l’a enseignée, est une activité solitaire – comment la rendre collective ?
Après quelques séances de brainstorming et d’expérimentation, nous avons créé ce que nous appelons aujourd’hui Xtrem Reading.

Qu’est-ce que Xtrem Reading ?

Xtrem Reading est un format d’atelier facile à mettre en œuvre qui s’accompagne d’une promesse : Lire 2 livres en 1 heure et cultiver l’intelligence collective.

Pour animer une session, il faut :

• Un facilitateur (ou plutôt un gardien du temps)
• L’infographie sur la facilitation (fournie dans cet article)
• Un espace/une salle (virtuelle ou physique)
• Des livres (plus de livres que le nombre de participants)
• Des participants (2 personnes minimum – sans maximum)

Lorsque nous parlons de ce format à de nouvelles personnes, elles réagissent généralement de la manière suivante : « Qu’est-ce que c’est que cette magie noire ? » ou « Je ne suis pas Superman, je ne suis pas capable de lire aussi vite »…

Comment cela fonctionne-t-il ?

1) Chaque participant apporte un livre

2) Partager les choix

3) Création de groupes d’intérêts

4) Lire 2 livres

Pendant 2 itérations de 15 à 25 minutes, les participants lisent 2 livres avec un objectif clair : extraire les points principaux à présenter aux autres membres du groupe.
À la fin de la première itération, au sein de leur groupe, chaque participant changera de livre avec quelqu’un d’autre et lira le nouveau livre.
Voici la magie noire : pour être efficace, nous devons désapprendre la façon dont nous avons appris à lire à l’école (ne pas lire de la page 1 jusqu’à la fin).

Pour réussir l’exercice il s’agit d’utiliser des techniques simples :

• Vue d’ensemble de la table des matières
• Lire la quatrième de couverture
  • Lire l’avant-propos
• Analyser la structure du livre
  • Vous pouvez considérer un livre comme une mine d’or dans laquelle vous devez identifier la pépite d’or, c’est-à-dire le chapitre clé.
  • Souvent, dans un livre, il y a un chapitre central de quelques pages et le reste est construit sur ce chapitre.
  • Si vous le trouvez, vous serez en mesure de comprendre rapidement l’ensemble des concepts qui sous-tendent le livre.
• Lire ce que vous voulez lire
  • Naviguer dans le livre
• Prendre des notes en utilisant du Mind Mapping par exemple

Une fois que vous maîtrisez ces techniques, vous pouvez apprendre et utiliser des techniques de lecture rapide telles que :

• Utiliser son doigt pour suivre les mots pendant la lecture.
• Lire en bloc : regroupez les mots pour les lire plus rapidement.
• Éviter la subvocalisation : éviter de prononcer les mots dans votre tête, sinon vous limitez votre vitesse de lecture à votre vitesse d’élocution.

5) Partage

Au sein de chaque groupe, 5 à 10 minutes sont consacrées par livre à l’explication de ce qui a été découvert. Cette étape est souvent très surprenante et intéressante – dans une lecture de seulement 15 à 25 minutes, les participants peuvent faire ressortir une quantité incroyable d’informations.

J’encourage vivement l’animateur à ajouter des questions à la fin du partage, comme par exemple : comment pourrions-nous utiliser cet apprentissage dans notre vie quotidienne ?

Cela encourage une réflexion collective forte par le dialogue. Souvent (selon les ouvrages), il débouche sur des prises de conscience ou des expérimentations en équipe.

6) Apprécier (les livres)

A la fin, chaque lecteur peut écrire son sentiment sur 2 dimensions :

• La lisibilité du livre : (sur une échelle de 1 à 5)
  • 1 – Il est presque impossible de trouver rapidement des informations claires
  • 5 – Il est facile de trouver des informations claires (résumé à la fin des chapitres par exemple)
• Recommandation : (sur une échelle de 1 à 5)
  • 1 – Je ne le recommande pas du tout
  • 5 – Il s’agit d’un ouvrage incontournable sur le sujet

Ces appréciations contribuent à créer un sentiment de communauté dans lequel les participants peuvent aider les autres à choisir leurs prochaines lectures.

Les enseignements

Jusqu’à présent, j’ai animé des dizaines de sessions avec plus de 500 personnes dans des contextes différents (chez des clients, dans des communautés spécifiques ou lors de conférences) et dans différents pays.
Sur la base de ces diverses expériences, voici mes découvertes :

• Nous sommes tous Clark Kent :
  • Lire 2 livres en 1 heure, comme Clark Kent, c’est possible.
  • Nous sommes tous capables de le faire… mais différemment de ce que nous pensons au premier abord.
• Cela améliore la mémorisation des livres :
  • Lire en pensant au partage est incroyablement efficace pour améliorer la mémorisation.
  • La meilleure façon d’apprendre est d’enseigner et c’est l’esprit de cet exercice.
  • Les neurosciences nous ont appris que notre mémoire est liée à nos émotions. Une charge émotionnelle élevée favorise la mémorisation.
  • En partageant chaque livre, nous créons des émotions autour de lui qui nous aideront à le retenir.
• Crée beaucoup d’apprentissage :
  • Chaque participant à chaque session apprend quelque chose de nouveau.
  • Sans s’en rendre compte, nous emmenons les participants sur la voie de l’apprentissage en équipe (notre fameuse quatrième discipline).
• Une expérience très riche :
  • Nous avons tous des systèmes de pensée différents et c’est là que réside la véritable richesse.
  • Lors du partage, chaque lecteur peut avoir vu et retenu des choses différentes. Les croiser est d’une richesse inouïe !!!
• Découvrir des sujets insoupçonnés :
  • Cela permet aux participants de découvrir des sujets qu’ils n’auraient pas pensé aimer. Ou au contraire de se rendre compte qu’un sujet ne les intéresse pas et ce sans avoir investi plus d’une heure de leur temps.
  • Aide les participants à prioriser leurs prochaines lectures et à réduire leur syndrome de Tsundoku.
• Casser les silos et connecter les individus : « n’importe quand, n’importe où, n’importe qui, n’importe quel sujet »
  • Tout le monde est concerné par cette expérience d’apprentissage et souhaite y participer. La volonté d’apprendre ne se limite pas au personnel opérationnel.
  • Brise les silos horizontaux (à l’intérieur des équipes et entre les équipes ou les départements), mais aussi les silos verticaux (hiérarchie).
  • Crée de l’empathie entre des individus qui n’ont pas l’habitude de travailler ensemble.

Vous n’apprenez pas seulement du livre, mais aussi les uns des autres, car vous aurez probablement lu des parties différentes, et vous aurez probablement des opinions très différents sur le même livre.

Nancy Beers (happy Scrum Master)

• Fini la frustration de l’attente :
  • Ce qui est génial quand on va au cinéma en groupe, c’est le débriefing du film qui a lieu juste après.
  • J’aime à penser qu’avec Xtrem Reading, nous créons ce même sentiment avec les livres.
  • Fini la frustration des 6 mois d’attente avant de pouvoir parler d’un livre avec quelqu’un d’autre.

Xtrem Reading me permet de rencontrer d’autres collègues que je ne rencontre pas habituellement. Enfin, même si la durée de la session limite la lecture à une exploration large et non approfondie, je trouve que les concepts que je tire des livres sont plus faciles à ré-expliquer par la suite.

Fabien Hiegel (Juste un Dev)

Les limites

Il existe certaines limites dont vous devez être conscient avant d’animer une session :

• Un commentaire parfois formulé à la fin de la session : »Vous m’avez menti, je n’ai pas vraiment lu 2 livres« .
  • Certains participants pensent que, sans aucun effort, ils seraient capables de lire entièrement 2 livres de 200 pages.
  • Pour répondre à cette question, vous pouvez utiliser la meilleure arme du coach : poser des questions ouvertes.
    • « Quelle valeur avez-vous vu dans l’exercice d’aujourd’hui ? »
    • « Qu’avez-vous appris de cette session ? »
    • Les participants devraient être en mesure d’y trouver beaucoup de valeur.
  • Vous pouvez également expliquer que la promesse était de « lire deux livres », mais que le fait que certains participants aient pensé qu’il s’agissait d’une lecture complète était un biais cognitif.
  • Xtrem Reading est une autre approche de la lecture.
• Cela ne fonctionne pas pour les livres de fiction.
  • Si vous lisez des livres de fiction en mode Xtrem, bien sûr, cela gâchera le plaisir de découvrir les personnages et leur évolution.
• Faites attention au biais de confirmation :
  • Ce biais est la tendance des gens à privilégier les informations qui confirment leurs croyances ou leurs valeurs.
  • Si vous organisez des sessions avec uniquement des personnes ayant le même point de vue, les mêmes domaines d’expertise, ce biais sera renforcé.
  • Je vous recommande vivement de mélanger les personnes lors de ce type de sessions afin de gérer ce biais.
• Attention à l’effet Dunning-Kruger :
  • Cet effet est un type de biais cognitif dans lequel les gens se croient plus intelligents et plus compétents qu’ils ne le sont en réalité. En fait, les personnes peu compétentes ne possèdent pas les compétences nécessaires pour reconnaître leur incompétence.
  • J’aime rappeler aux participants que ce n’est pas parce que les gens ont passé du temps sur un livre expliquant un concept donné qu’ils sont des experts de ce concept.
    • Cela peut aider à combattre cet effet.

Et suite à la pandémie

Xtrem reading peut également être utilisé à distance en utilisant différents outils. Voici ceux que j’ai testés pour les différentes parties :

• Discord : pour communiquer et créer des groupes d’intérêts
• Trello : pour lister les livres, les sélectionner et les apprécier
• OneDrive : pour partager des livres

Honnêtement, les premières sessions sont vraiment chaotiques : cauchemar des formats de livres, utilisation des outils, droits d’accès aux différents outils…
Une fois les participants habitués, l’expérience est différente, mais aussi riche qu’en physique.

Conclusion

Le chemin vers l’apprentissage en équipe n’est pas si compliqué une fois que l’organisation a compris que ses employés sont ses partenaires privilégiés.
Pour leur faire comprendre cela, vous pouvez commencer par mettre en place et diffuser des pratiques qui permettent l’apprentissage en équipe, telles que Xtrem Reading, les Lean Coffees, les Brown Bag Lunchs, les hackathons, les sessions de retour d’expérience, etc.

En guise de conclusion, je vous propose quelques réflexions :

• Imaginez que vous venez d’animer votre première session d’Xtrem Reading. Les gens sont enthousiastes et parlent entre eux.
  • Que voyez-vous et qu’entendez-vous ?
• Qu’avez-vous trouvé dans cet article qui pourrait vous aider ? Pourquoi ? Comment ?
• Une fois que vous aurez considéré votre organisation comme une organisation apprenante, qu’est-ce qui sera différent ?

Infographie